知ってて当然!転勤の挨拶メールを対する3つの返信マナーと例文は?

知ってて当然!転勤の挨拶メールを対する3つの返信マナーと例文は?

会社の上司や同僚、もしくは取引先の相手が転勤になった際、必ず転勤の挨拶が来ます。

業務の一環とはいえ、忙しい転勤準備の合間にあなたのために時間を割いてメールを送ってくれたのです。

たとえ一斉メールだとしても必ず返信するのがビジネスマナー!

 

しかし、異動挨拶のメールを頂いても、相手の立場や役職、転勤理由によっては「なんて返信したら良いか分からない!」なんてこともあるでしょう。

 

仲がいい同僚でしたら、単純に「がんばってね!」や「お世話になったね!」でもいいかもしれませんが、上司から挨拶を頂いた場合や相手がマイナスな理由で転勤する場合は悩みます。

 

今回は礼儀をわきまえた返信マナーをご紹介。

最後にシュチュエーション別の例文も乗せるので参考にしてください。

 

返信マナー1 速攻返信をする

ミニマリスト

メールを速攻で返信するのは常識ですよね?

 

返信が遅いことで相手に「メールちゃんと届いてるのかな?」と心配されるようではいけません。

あってはならないことです。

 

「3日以内に返信すべき」「24時間以内に返しましょう」などと言われますが、体感的には見た瞬間返すぐらいでないといけません。

業務の連絡ならいろいろ書かなければいけませんが、転勤の挨拶は文字通り挨拶です。

「おはようございます」に「おはようございます」で対応するようなものです。

遅ければ遅いだけ失礼になります。

 

 

深く考え込む必要はありません。

文面よりも早さが大切です。

早い返信だとそれだけで気持ちが伝わります。

 

逆に上司から挨拶をして頂いたのにもかかわらず、1週間後に返信したのでは「そんなに信頼されていなかったのかな」、「常識がない人だったんだな」と、とてもマイナスなイメージになってしまいます。

 

転勤になって離れたとしても、今後戻ってきてまた自分の上司になるなんてパターンも少なくありません。

スピーディーに返信することによって、「すぐに返信をくれた」と嬉しくなり、今後も目を掛けてくれます。

転勤しても自分をフォローしてくれる可能性もありますので、必ずすぐに返信するようにしましょう。

 

返信マナー2 必ず返信する

転勤の挨拶には必ず返信するのが礼儀です。

どんな状況でも返信を忘れてはいけません。

 

一斉送信でも返信する

転勤や異動の挨拶は一人ひとりに丁寧に送られる場合と社内メール等で一斉送信される場合があります。

 

たとえ一斉送信でも返信するのがマナーです。

しかし一斉送信に対して必ずしも長文で返信する必要は無いでしょう。

 

相手の立場やメールの文面を考慮して適当な返信をしてください。

今後どうやってその方と付き合っていくか分からないので、無視するのはいけません。

 

面識がない人でも返信する

社員の人数が多い会社では、一斉送信で面識の無い方から転勤の挨拶メールが来ることもあるでしょう。

名前くらいしか知らなかったり、直接関わったことはなかったりと微妙な距離感の人にも返信しとくのが無難です。

転勤する側としてはたくさんの返信があったほうが嬉しいですからね。

 

面識が無くては親身になれるはずも無いので、当たり障りのない文のメールでOKです。

 

 

返信マナー3 ポジティブな返信にする

転勤は必ずしも良いものではない時があります。

左遷や家庭の事情でやむをえず転勤することもあるでしょう。

 

もし事情を知っていても返信メールでそのことに触れてはいけません。

「この度は残念ですが…」など絶対に文面に入れないようにしてください。

 

どんな理由の転勤であれ明るくポジティブな文章にするのがマナーです。

感謝の気持ちと次の職場での祈念があれば十分でしょう。

 

ポジティブにしすぎるのも注意

家族の不幸や解雇などとてもポジティブになれないような転勤や異動もあります。

下手に励ますような文章を入れたり無理に明るくしたりする必要はありません。

 

定型の挨拶を入れておけば問題ないです。

 

 

返信メールの書き方

ここからは返信メールのか書き方をご紹介します。

基本の構文や状況別に最適な返信メールの書き方をご紹介します。

 

書き方1 お礼を伝える

転勤のお知らせメールは単なる異動の連絡という意味以上のものを持っています。

転勤は人付き合いの節目でもありますから、人によっては感慨深く感じているかもしれません。

 

そんな節目の連絡をわざわざあなたにもしてくださるのですから、礼を尽くして返信をしましょう。

 

挨拶をくれたことに対するお礼

まず挨拶をして頂いたことに対してお礼を伝えましょう。

 

転勤は想像以上にバタバタします。

中には家族で引っ越しまでする人もいるでしょう。

公私共に大忙しな時期にわざわざメールを送ってくれるなんて、とてもありがたいことです。

 

最初にそのお礼を述べるのが大事なビジネスマナーです。

 

今までの感謝を伝える

転勤メールに返信するときは、今までの感謝を伝えるのが一番重要です

ここは自分らしく人間味のある文章でお礼を述べましょう。

 

「とてもお世話になりました。今までありがとうございました」など機械的な文章では味気ないですね。

 

文章を考えるのに時間がかかってしまいがちですが、「○○の時にご指導頂いたことは今でも心に残っています」など、思い出も含めながら感謝の気持ちを伝えることで、簡単に人間味が出ますよ。

 

書き方2 今後の活躍を祈念する

お礼を述べたら最後は新天地での活躍を応援する言葉で締めくくりましょう。

 

どんな理由であれ転勤直後は大変ですよね?

これから慣れない環境に一人で臨む方を応援するのは自然です。

 

「今後ともますますのご活躍をお祈りしています。」などの言葉がビジネスシーンではよく使われます。

 

エールをもらって嫌な気持ちになる人はいませんので、立場に関係なく今後を祈念する言葉をいれてください。

 

書き方3 相手に合わせた返信

転勤の挨拶が送られてきたら、同じような文章量、文体で返信するのが無難です。

ものすごく丁寧にご挨拶をいただいたら、こちらも同じように返信しましょう。

 

返信方法

転勤の挨拶が一斉送信できたときは相手との親密度は低めです。

返信をしても読まれない可能性もありますので、当たり障りのない定型文のような返信でも良いでしょう。

 

また、あなたも間違えて一斉送信で返信しないように注意してください。

 

文章量

もし今までの思い出話やエピソードを交えて丁寧に転勤や異動の報告をしてくれているのに、こちらの返信がそっけないものだったら失礼。

 

相手と同じくらいかちょっと多いくらいの文章量が目安です。

 

文体

相手が「厚く御礼申し上げます。」と書いているのに、こちらの返信が「ありがとうございます」ではメールの品格が違いすぎます。

相手の言葉遣いを判断して、あなたもそれに見合った文章を作りましょう。

 

 

シュチュエーション別の返信例

ここでは取引先(社外の人)、上司、同僚と3パターンの例文をご紹介します。

それぞれ失礼のないような基本の例文を作りましたので参考にしてください。

 

取引先への返信例

取引先の方が転勤等で異動になった場合は簡潔な文で良いでしょう。

他社ということもあり人間関係の親密度は低め。

 

相手も引き継ぎ情報などと兼ねる場合もあり、連絡事項の要素が強いため丁寧すぎる返信は必要ありません。

 

 

株式会社◯◯

営業部 ◯◯様

日頃お世話になっています。

株式会社□□の☓☓でございます。

 

ご多忙のところ、丁寧に異動のご連絡をいただきまして誠にありがとうございます。

◯◯様に弊社の担当をしていただきまして、スムーズに仕事を進めることができました。

改めて感謝を申し上げます。

 

新しい部署におかれましても◯◯様のますますのご活躍をお祈りしております。

今後とも宜しくお願い申し上げます。

 

株式会社△△

名前

 

上司

上司の異動は過去のエピソードも交えて書くのが良いでしょう。

親密度は高めなので、人間味のある温かい言葉で返信してください。

 

また、社内の人間はいずれ別の形で関わるこ可能性が高いので、誠意のあるメールを送っておきましょう。

直接会いに行けるのならメールを送った後でも直接挨拶に伺うとなお良しです。

 

 

◯◯部長

異動のご連絡をくださいましてありがとうございます。

これまで◯年間大変お世話になりました。

 

まだ私が配属された頃、たくさんのご指導を頂き、その時のことは今でも役に立っています。

今まで本当にありがとうございました。

新天地でもますますのご活躍をお祈りしています。

今後ともご指導ご鞭撻のほどよろしくお願いします。

 

 

同僚

同僚の場合は気軽に返信しても問題ありません。

先輩後輩、親密度になどを考えて最適なものにしてください。

最低でも下記の文言を入れればOKです。

 

 

◯◯さんおつかれさまです。

異動のご挨拶をしていただきありがとうございます。

今まで一緒に仕事をさせてもらって大変お世話になりました。

新しい部署でもますますのご活躍お祈りしています。

 

まとめ

転勤の挨拶メールには下記のマナーを守って返信してください。

・速攻返信する
・必ず返信する
・ポジティブな文章にする

上記3つが最低限のマナーです。

 

またメールの文章は下記のポイントを抑えてください。

・挨拶に対するお礼を入れる
・今までのお礼入れる
・今後の祈念入れる
・相手に合わせた文章にする

 

 

 

返信メールで一番力をいれてほしい部分は、感謝の部分です。

ここを工夫する事によって人間味のある温かい文章になります。

転勤後、異動後もお世話になる可能性もあるので、しっかりとした文章を考えましょう。

 

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